Spreadsheet mulai memiliki semakin banyak tab.
Nama file berubah menjadi Final , Final Revisi , lalu Final Fix.
Pertanyaan sederhana seperti “yang benar yang mana ?” mulai terdengar semakin sering.
Pada titik itulah, pembicaraan tentang sistem biasanya dimulai.
Banyak organisasi menganggap kondisi tersebut sebagai tanda bahwa mereka membutuhkan perangkat lunak yang lebih baik.
Padahal, yang mulai terlihat sesungguhnya bukan kekurangan sistem.
Melainkan kebiasaan yang selama ini bekerja tanpa pernah benar-benar disepakati.
Organisasi Dibangun oleh Kebiasaan
Sebelum memiliki prosedur , setiap organisasi memiliki kebiasaan.
Seseorang mengetahui kepada siapa ia harus bertanya.
Orang lain memahami dokumen mana yang harus didahulukan.
Sebagian keputusan diambil karena pengalaman.
Sebagian lagi diingat begitu saja.
Selama organisasi masih relatif kecil , kebiasaan sering kali cukup untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan.
Namun , pertumbuhan membawa kompleksitas.
Semakin banyak orang yang terlibat , semakin sedikit ruang bagi asumsi.
Ketika Kebiasaan Harus Diterjemahkan
Implementasi sistem memaksa organisasi menjawab pertanyaan yang sebelumnya tidak pernah muncul.
Siapa yang berwenang menyetujui ?
Definisi produk yang mana yang dianggap resmi ?
Versi data yang mana yang menjadi acuan ?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak diciptakan oleh sistem.
Pertanyaan itu telah ada sebelumnya.
Sistem hanya membuatnya tidak lagi dapat diabaikan.
Tiga Lapisan Organisasi
Setiap organisasi setidaknya berdiri di atas tiga lapisan.
Kebiasaan
Cara orang bekerja setiap hari.
Proses
Kesepakatan yang membuat cara kerja dapat diulang oleh siapa pun.
Sistem
Teknologi yang menjalankan proses secara konsisten.
Masalah muncul ketika organisasi berusaha membangun lapisan ketiga sebelum lapisan pertama dan kedua benar-benar matang.
Tidak ada perangkat lunak yang dapat menggantikan kesepakatan.
Perangkat lunak dapat mengotomatisasi proses.
Namun , ia tidak dapat menyatukan cara berpikir yang sejak awal belum pernah disepakati.
Penutup
Sistem tidak menciptakan disiplin.
Sistem hanya membuat disiplin — atau ketiadaannya — menjadi terlihat.
Karena itu , sebelum memilih perangkat lunak , mungkin ada satu pertanyaan yang lebih penting.
Apakah organisasi ini sudah memiliki cara kerja yang sama , atau selama ini hanya kebetulan bekerja bersama ?