“Nanti tanya saja ke Pak A.”
“Kalau Bu B tidak masuk , pekerjaan itu biasanya ditunda dulu.”
Kalimat-kalimat seperti itu terdengar biasa.
Hampir setiap organisasi pernah mengucapkannya.
Lemari arsip tetap penuh.
Server tetap menyimpan ribuan berkas.
Prosedur tetap tersusun rapi.
Namun satu pekerjaan sederhana dapat berhenti hanya karena satu orang sedang tidak berada di tempatnya.
Pada saat itulah terlihat bahwa sebagian ingatan organisasi ternyata tidak berada di dalam dokumen.
Ia berada di dalam kepala seseorang.
Organisasi Mengingat dengan Cara yang Berbeda
Manusia mengingat melalui pengalaman.
Organisasi seharusnya mengingat melalui proses.
Namun dalam banyak organisasi , pengalaman dan proses masih menjadi satu.
Cara menjalankan pekerjaan.
Alasan mengapa sebuah keputusan pernah diambil.
Urutan yang dianggap paling aman.
Pengetahuan-pengetahuan kecil seperti itu hidup dari percakapan ke percakapan.
Ia diwariskan.
Namun jarang benar-benar didokumentasikan.
Selama orang yang menyimpannya masih ada , organisasi tetap berjalan.
Masalah baru muncul ketika ingatan itu ikut pergi.
Ketika Pengalaman Menjadi Ketergantungan
Banyak organisasi merasa telah memiliki proses kerja.
Padahal yang sebenarnya mereka miliki adalah orang-orang yang telah lama menghafal proses tersebut.
Perbedaannya sangat besar.
Pengalaman adalah milik individu.
Proses adalah milik organisasi.
Selama pengalaman belum berubah menjadi proses , organisasi akan terus bergantung pada orang yang sama.
Semakin lama ketergantungan itu dibiarkan , semakin besar pula risiko yang sedang dibangun.
Cara Organisasi Mengingat
Setiap organisasi sebenarnya membangun ingatannya melalui tahapan yang sederhana.
Pengalaman.
Seseorang menemukan cara menyelesaikan pekerjaan.
Kebiasaan.
Cara itu diulang berkali-kali.
Proses.
Kebiasaan mulai disepakati.
Dokumentasi.
Kesepakatan dituliskan agar dapat dipelajari oleh orang lain.
Di titik itulah pengalaman berhenti menjadi milik seseorang.
Ia berubah menjadi pengetahuan organisasi.
Penutup
Mungkin ukuran sebuah organisasi bukan ditentukan oleh berapa banyak orang yang mengetahui sesuatu.
Melainkan oleh seberapa sedikit pengetahuan yang ikut hilang ketika seseorang pergi.
Karena organisasi yang matang bukanlah organisasi yang bergantung pada ingatan manusia.
Melainkan organisasi yang mampu mengubah ingatan menjadi pengetahuan yang dapat diwariskan.